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    佰信SaaS Plus5---基於BestLOG5架構的國際物流信息化解決方案

  如果您是初創型國際貨代公司,佰信SaaS Plus5標準版 可以幫助您以最小的成本快速開展業務;
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[方案簡介]
      佰信SaaS Plus 5國際物流信息化解決方案以BestLOG5為基礎,依託阿里雲全球部署,融合了佰信和佰信眾多國際貨代客户在行業信息化管理方面的先進理念以及在業務操作、業務管理、財務管理、行政管理等方面的成功經驗,針對集團型國際物流企業,提供全面先進的信息化管理手段和管理理念,全面整合企業內外部的客户、業務、財務等信息,幫助國際物流企業實現企業間協同化、網絡化、集團化的運作,協助企業打造核心競爭力,真正實現了集團業務與財務一體化管理,是一個集業務操作、管理、服務為一體的、成熟的集團解決方案。

[核心價值]
1、戰略決策層——實時把握集團企業的運作情況、行業地位、企業的業務方向
    基於集團統一數據中心,佰信國際貨代軟件通過對集團數據信息進行多維查詢、交叉分析,以圖型、曲線等方式得出各種交叉統計分析圖表(如:業務分析圖表、回款率分析圖表等),或體現客户的業務貢獻值,或體現不同分公司的業務增量情況,或體現公司的資金週轉情況,幫助公司戰略決策層實時瞭解集團公司運行的宏觀統計情況,把握集團企業的運作情況、行業地位、業務方向,為公司高層管理人員制定規劃,作出決策提供支持、參考。
2、企業管理人員——提升管理、隨時瞭解企業的業績、員工的工作效率及給客户帶來的實際價值
    基於統一操作平台,佰信國際貨代系統可規範業務操作流程,改變各分公司各自為政、作業不規範的情況,從單據、代碼、環節和流程等方面逐漸規範和標準化,提升服務質量和服務一致性;
    基於集團結構基礎,佰信國際貨代系統提供面向業務的工作流程設計、關鍵節點的審核機制,對於業務過程中需要審核的環節均有工作流支持,保證企業運作中關鍵節點能做到“事前計劃、事後控制、事後分析”,保證管理層思想能即時體現在具體操作人員的工作中;
    基於強大的報表統計中心,通過對操作人員的工作量及工作績效的分析,管理人員可以隨時瞭解公司實際的運作成本和效率。
3、財務人員——規範財務費用控制和審批流程、對費用進行可追朔管理
    通過有效的流程化管理控制,佰信國際貨代軟件引進費用審批控制,規範企業做賬,避免隨意變更成本,影響利潤波動,提高財務報表的準確性;
    引入費用組概念,實現了在財務適當保密的前提下,相關人員協作處理同一提單的不同費用;
    支持月結、票結等多種結算方式,佰信國際貨代系統實現了對每項應收應付費用、實收實付費用,每一份D/C Note、發票的可追朔管理;
    提高企業內部對賬效率,實現分公司間的內部利潤分配,實現分公司級別的業務和利潤核算;
    引入靈活可變且符合企業費用結賬的機制,為企業進行有效的賬期管理提供幫助;
    可對集團費用進行明細分析,統計分析,賬齡分析管理等,對企業現金流量進行控管。
4、操作人員——消除重複勞動、減低工作強度、操作便捷、界面友善
    簡潔直觀的操作界面,提供快速、便捷的錄入方式,佰信國際貨代系統完全符合行業的習慣,將繁雜的事情簡明化,能大幅提高單證人員、操作人員的工作效率,降級操作成本;
    與Word、Excel、E-mail、WinFax無縫聯接,單證操作更靈活,業務報表的處理更方便;
    各操作模塊的信息,經主管審核後將提交到各費用管理子系統,為後續環節實現各種先進的管理功能打下了堅實的基礎。
5、企業的客户——服務及時響應、全過程跟蹤、服務成本低
    業務調度管理和網上客户系統及時反映了訂單相關信息,以及其他訂艙作業流程/進展情況等,供客户等相關單位實時查詢所託運貨物的物流狀況,減輕客户服務的工作量,讓客服人員、業務人員、操作人員有更多的時間和精力處理其他更重要的事情;
    為客户提供主動式服務功能,支持從單證、訂艙、拖車、報關、費用、客户管理等主要操作界面,直接向客户發送(或者事先設定好滿足一定條件時發送)Email、傳真、手機短信、GPS終端信息等;
    提供7X24的網上客户服務,接近馬士基、長榮等世界級船公司的服務水準,且比他們的服務更有針對性,更接近客户的實際需要,極大地增進客户的滿意度;
    網上客户服務與公司靜態宣傳網站相輔相成,真正成為國際貨代公司在Internet上的門户,提升公司對外形象。
6、企業合作伙伴——提升協作能力、減少重複工作、降低協作成本、協作及時性
    通過網上客服等方式,佰信貨代管理系統實現對整個貨運環節信息傳遞的及時性,提高與國外代理溝通的效率,改進溝通的效果,促進、維持與國外代理長期緊密的合作關係;
    財務接口可以生成會計憑證與用友、金蝶、速達等財務軟件接口,實現業務財務整合;
    EDI平台可支持主要船東、船代、第三方訂艙中心的電子訂艙標準,支持AMS/ACI接口標準,提高操作效率;


[方案內容]

一、方案背景
    為了更加適應現代物流信息化的發展,提高自身的運作效率,提高企業的規範化和制度化,培植企業的核心競爭力,打破跨越式發展的瓶頸,提升客户全球全程全面服務水平,完成從一個傳統的貨代企業向有能力提供全球全程的國際物流服務現代物流企業的成功轉型,通過引進集業務操作、管理、服務為一體的、成熟的集團物流信息化解決方案,是集團國際物流企業發展再上台階的重要手段。 

二、方案設計架構
    佰信國際物流信息化解決方案融合了佰信和佰信眾多貨代客户在行業信息化管理方面的先進理念以及在業務操作、業務管理、財務管理、行政管理等方面的成功經驗,為國際貨代公司的“集團客户關係管理、集團事務管理、業務及報價管理、操作流程管理、集團費用結算管理、集團總賬管理、經理決策支持、網上客户服務”等提供了一套全面系統的解決方案,一個覆蓋國際貨代業務各主要環節、業務財務一體化的信息化管理平台,從而全面整合企業內外部的客户、合作伙伴、業務和財務信息。


三、方案特色

1.服務協作中心
    服務協作中心以集團基礎支撐層、銷售管理層、業務操作層、財務結算層、統計分析中心為基礎,貫穿於整個平台框架,服務於協作過程中,提高內部人員和合作夥伴的協作效率,減少重複工作,提升服務質量,降低服務成本,系統的可擴展性保證企業發展的信息化需求。


    IM節點提醒可對業務財務流程中所定義的一些關鍵操作節點,審核節點進行條件觸發提醒,提醒到相關的人員進行處理;
    消息通告可供企業內部人員進行信息化溝通,企業內部的重要消息,操作規範,注意事項等都可通過消息通告提醒到內部人員,並可設置提醒時間;
    附件管理貫穿於整個業務流程,可將本票相關的電子檔文件上傳到服務器,以供隨時調閲;
    快件單可管理業務操作過程中所發生的快件單信息,收件人,發件人,快件公司,快件費用等等,歷史記錄以供隨時查詢;
    EDI數據報文交換支持大部分電子訂艙標準,並提供了佰信EDI報文格式,可與船東、船代、合作伙伴等進行數據交換;
    財務接口提供了用友、金蝶、SAP多種財務接口,可自動生成業務憑證,將業務憑證導入到財務軟件;
    網上客服系統將系統中可以公開的公共數據(主要是提單信息、訂艙作業流程/進展情況等),實時發送到Internet,供貨主、同行、拖車公司、報關行、船代、國外代理隨時查詢,同時為貨主提供網上詢價、網上訂艙等功能;
    郵件傳真管理整合到業務操作流程中,可在系統中實時調用出outlook等郵件系統進行發送,提高操作效率;
    短信可在系統流程中的各個關鍵節點對相關人員進行短信提醒,提高服務水平;

2.集團基礎支撐層
    集團基礎支撐層是整個解決方案平台框架的基礎,通過集團基礎支撐層,定義了整個集團組織架構,實現集團公共代碼的統一管理,規範了業務操作流程,設定了審批流程,對一些關鍵節點進行預警設置,控制關鍵信息的必輸錄入,並可內部人員的數據和功能訪問權限做統一管理等,只有統一規範了集團基礎支撐層,後續操作可能有條不紊的進行,實現信息化管理。


    集團組織架構可設定集團->區域->分公司/辦事處->部門->組別->用户/員工等多級級別,滿足集團企業管理的需要;
    檔案代碼包括了船舶管理、航次管理、港口管理、費用代碼管理、費用組管理、幣別匯率管理、付款方式、數量單價、客户行業、國家資料、省份資料、城市資料、航線、集裝箱規格、包裝形式、收/發貨服務方式等公共代碼管理;
    引入角色的概念,與個人權限相結合,打造組織結構清晰,個人權責明確的集團功能權限控制;
    引入費用組的概念,實現了在財務適當保密的前提下,財務人員、操作人員、業務人員可以協作處理同一提單中的不同費用;
    引入可訪問關係+區域管理的概念,對本集團內部人員進行數據可訪問控制;
    系統策略是一組可以靈活配置的管理思想、操作規範、個性化制度等;系統策略分為集團、分公司、個人三種級別,完全符合企業定製的需求;通過系統策略,可設定各種單據的號碼生成方式,設定各種打印模板,對一些關鍵節點進行流程控制,對一些信息進行預警設定提醒,可定義符合本企業的集團操作規範,可進行特殊制度控制,可定義業務審批流程,對一些必輸項內容進行控制提醒,顏色提醒、列表提醒等等;
    系統維護模塊的操作日誌可查看到歷史操作數據,記錄了具體人員,具體機子,具體時間,關鍵操作節點;

3.銷售管理層
    銷售管理層的客户管理系管理幫助企業對客户資源進行全面的管理,減少客户資源的流失,同時使用户可以隨時掌握有關客户的詳細信息,提高工作效率。價格是物流公司中最敏感的,管理難度最高的數據之一,佰信的報價管理和業務交接單管理通過系統的價格管理體系、價格審批流程,形成統一的銷售價,下達至各分支機構,能夠減少數據的反覆輸入,有效規避由於人員流動、管理失當等帶來的成本價流失風險,提高公司競爭力和集團整體掌控力。


    佰信為客户代碼、簡稱、中英文名稱及客户類型等定義提供了一套規範的編碼方案,幫助企業輕鬆建立規範、準確的客户檔案;
    多達20餘種的客户類型,可以幫助企業快速定義客户行業屬性並且進行有效分類;
    客户“申請?審批(分公司審批、集團審批)”及“客户-分公司關聯”機制,為企業建立安全可控的客户資源提供保障;
    客户詳細信息、重要文件、業務跟蹤/歷史活動、合同/協議等豐富客户資源信息,為企業管理業務員的計劃與活動、分析客户對企業的貢獻值等提供幫助;
    報價管理提供全面的、實時的、優質的價格信息庫,快捷導入、方面查詢;
    多級底價的權限控制及公開的市場價為不同角色人員分析市場價格走勢,提高價格競爭力提供幫助;
    報價方案幫助快速為新老客户提供最優質的價格方案;
    業務交接單對利潤進行預估審批,減少企業業務風險,並可導入到訂艙數據,減少工作重複性,提高效率;

4.業務操作層
    業務操作層覆蓋了國際貨代業務各主要環節的操作管理,涵蓋了海運、陸運、空運等多種業務形態,界面直觀、操作簡便、管理嚴謹、客服周到,規範優化了企業業務流程,提高了企業管理制度,實現了企業內部業務協作,信息方便查找,提高工作效率,業務數據流轉清晰,控制節點嚴謹,簡便有效的提醒作業,減少出錯率。


    集團訂單管理包含多種業務類似的大訂單,包括整箱、拼箱、散雜貨訂單等;
    集團協作把一個大訂單細分成多個分類訂單,並且安排執行部門,實時通知對應的執行部門跟進業務,從而提高了集團內部業務協同效率;
    集團訂單瀏覽提供任務進度跟蹤列表,可以快速瞭解各分類訂單的執行情況。貨主等相關從業人員也可以通過佰信網上客服系統查詢訂單開展情況;
    除了集團訂單協作方式外,系統也提供由業務交接單接收報價數據,自動生成訂艙單,減少重複數據錄入,另外,企業也可自行在各個業務子系統自己錄入接單信息;
    海運操作主要包括單證製作、訂艙管理、拖車管理、場裝管理、報關管理、核銷單管理、提單簽發管理、進口管理、操作調度管理等模塊;
    陸運操作主要包括接單管理、拖車/場裝等管理模塊;
    空運操作主要包括空運單證、空運訂艙、報關核銷、主單號管理等模塊;

5.財務結算層
    財務結算層通過構建嚴密的海空運業務操作和結算管理流程,並結合企業對財務管理的要求,形成符合企業管理所需要的財務管理體系,使業務從操作、結算到財務的各個環節有序流轉,降低企業運營的風險。通過與總賬系統的無縫集成,實現業務、財務一體化管理。


    相關費用按應收、應付進行歸檔,往來單位、費用名稱、幣別、匯率、應收/應付/實收/實付金額等清晰直觀;
    實現了對每項應收應付費用、實收實付費用,每一份D/C Note、發票的可追朔管理;可進行應收應付賬齡分析管理;
    引入靈活可變且符合企業費用結賬的機制,為企業進行有效的賬期管理提供幫助;
    支持從應收應付管理導費用到D/C管理、發票管理、催請款管理、實收實付核銷,提高操作效率;
    總賬系統可對企業內賬進行管理,實現業務、財務一體化管理的目標;

6.綜合分析中心
    基於集團數據中心,綜合分析中心通過對集團數據數據信息進行多維分析,得出各種統計分析報表,或體現客户的業務貢獻值,或體現不同分公司的業務增量情況,或體現公司的資金週轉情況,提供及時、準確的管理報表,在降低員工手工整理報表工作量的同時,滿足隨時、隨地、快速、準確的集團管理報表的製作要求。


    綜合分析中心是一個可擴展的報表設計專家,靈活設置、化繁為簡是其最鮮明的特點;
    為企業提供了一整套業務情況、費用情況相關統計、分析報表,基本滿足不同角色人員日常工作需求;
    可以根據實際需求,分析、設計符合企業實際情況的業務/財務報表。